Échange électronique de données pour fournisseurs de prestations

Voici les conditions permettant la transmission de vos factures par EDI:

• Vous disposez d’un numéro GLN valable et actif. Il constitue votre adresse pour les données électroniques. Si vous ne possédez pas encore de GLN, vous pouvez en obtenir un directement auprès de la fondation Refdata.
• Vous disposez d’un numéro valable et actif au registre des codes créanciers de Sasis. Le numéro RCC est parfois obligatoire pour la norme technique et nécessaire pour le traitement dans notre système.
• Vous utilisez un logiciel pour cabinet médical permettant l’établissement d’une facture électronique selon la directive de schéma technique du Forum Datenaustausch, ou vous collaborez avec un prestataire tiers qui prend cela en charge pour vous.
• Vous collaborez avec un intermédiaire qui est connecté à l’environnement système de Swica et nous transmet les factures.

Outre les exigences techniques, l’établissement de factures électroniques impose également certaines conditions relevant de l’organisation:

• Afin de pouvoir établir la norme technique et traiter automatiquement la facture, un état tarifaire contractuel doit être convenu entre SWICA et vous.
• L’examen de la carte d’assuré pour identifier les patientes et patients et transmettre les numéros d’identification qu’elle contient est souhaité afin de garantir que seules des factures de personnes assurées SWICA nous parviennent.

Les factures électroniques adressées à SWICA Assurance-maladie SA (LAMal) peuvent être transmises au numéro GLN 760 100 300 2041. Les factures dans le cadre de la LAA doivent être envoyées à SWICA Assurances au numéro GLN 760 100 300 2119.

• Actuellement, SWICA accepte les factures électroniques selon le standard «generalInvoiceRequest450» ou une norme supérieure du Forum Datenaustausch.
• Concernant le moyen de paiement, seule la sélection «esrQR» peut être transmise, car les banques ne peuvent plus traiter les paiements selon l’ancienne norme BVR.
• Veuillez transmettre les éventuels documents à envoyer sous forme de fichiers encodés au format Base64 de type «application/pdf» (et non sous forme d’URL).
• Merci de confirmer la validité du schéma des factures XML créées avant de les transférer, car les factures dont le schéma n’est pas valide ne peuvent être traitées à la réception de courrier numérique.

Nous avons pu vous convaincre de passer à la facture électronique? Dans ce cas, nous vous aiderons volontiers pour les étapes suivantes.

• Assurez-vous que toutes les conditions sont bien remplies.
• Établissez des factures électroniques tests avec votre partenaire pour les logiciels et transmettez-les à SWICA en mode Test.
• Indiquez vos coordonnées dans le formulaire et nous vous contacterons par la suite.

La facture est le document central de l’échange électronique de données, qui nous permet de traiter les processus de facturation en toute simplicité. Si une facture n’est pas acceptée par SWICA, cela peut entraîner son rejet. Vous trouverez des informations sur le contenu des factures au paragraphe Contenu des factures.

Si vous nous avez transmis par voie électronique une facture qui doit finalement être annulée, vous pouvez également nous transmettre l’extourne par voie électronique.

Si vous nous avez transmis par voie électronique une facture qui n’a pas encore été acquittée par SWICA, vous pouvez également nous envoyer votre rappel par voie électronique.

Si nous avons reçu une facture de votre part et avons besoin d’informations complémentaires, nous pouvons utiliser la fonction de demande. Si vous avez activé ce module dans votre logiciel de facturation, nous vous enverrons les demandes par l’interface électronique.

Étant donné que les clarifications peuvent parfois prendre un certain temps, nous avons recours à la fonction de décision préliminaire. Si vous ou votre service d’encaissement avez activé ce module dans le logiciel de facturation, nous demanderons le blocage du processus de relance pour la facture via l’interface électronique.

Afin d’éviter des questions et des versements erronés, il est important de facturer les prestations au tarif et au chiffre tarifaire corrects. La combinaison du tarif et du chiffre tarifaire permet d’identifier la prestation. Il n’est toutefois pas toujours aisé de déterminer le tarif et le chiffre tarifaire adaptés, surtout pour les médicaments, les consommables et les moyens auxiliaires, ainsi que les prestations non obligatoires. Une vue d’ensemble des tarifs applicables dans le système de santé suisse est disponible sur le site Internet du Forum Datenaustausch.

Veuillez noter que les tarifs ne s’appliquent parfois que pour certaines lois et que des tarifs différents doivent alors être utilisés pour les mêmes prestations, en fonction de la loi. Idéalement, les médicaments et les dispositifs médicaux sont enregistrés auprès de Refdata et de HCI Solutions, et peuvent ainsi être facturés avec le code GTIN (tarif 402) ou le pharmacode (tarif 400). Ces deux numéros d’identification permettent de reconnaître l’article avec certitude au sein du système de santé suisse.

Pour les articles non enregistrés ou les prestations non obligatoires, il existe des tarifs particuliers avec des chiffres tarifaires pour les autres prestations:

• 406: autres prestations non définies dans des tarifs officiels – médecin LAMal/LCA)
• 407: autres prestations non définies dans des tarifs officiels (paramédecine LAMal/LCA)
• 408: Numéro de référence étranger pour les médicaments, comme par exemple le PZN, Actuellement inactif, Veuillez facturer le médicament importé d avec le Type de tarif 451 Code rayon, Code de tarif 165
• 940: tarif hospitalier pour les autres prestations ambulatoires

Ces tarifs ne peuvent être utilisés que si l’application des «tarifs officiels» est impossible!

Si la recherche de prestation adaptée dans le système de tarifs est infructueuse, les informations de votre association peuvent éventuellement vous aider. Certaines associations proposent sur leur site Internet des informations sur les tarifs et la facturation. Et certaines offrent même des conseils téléphoniques.

Le champ «quantity» doit indiquer le nombre de fois où la prestation a été réalisée ou la quantité de produit fournie ou administrée. Il convient ici de faire attention à l’unité de la prestation ou du produit.

Si par exemple la moitié seulement de l’emballage d’un médicament est remise ou administrée, le nombre «0,5» doit être indiqué. Pour les produits qui figurent dans le tarif des médicaments (tarifs 400/402) et dans la LiMA (liste des moyens et appareils, tarifs 452/454), l’unité peut différer en fonction du tarif. Le tarif des médicaments contient des produits concrets pouvant inclure plusieurs unités. En revanche, le tarif LiMA repose sur une unité dans une catégorie de produit.

Les prestations avec un contexte de couple, de famille ou de groupe sont décrites au paragraphe Prestation pour plus d’une personne. La valeur du champ «quantity» ne peut être arrondie. Des informations complémentaires sont disponibles au paragraphe Arrondis.

Source: standard XML 4.5, attribut «quantity»

Si une prestation définie comme une position de référence ou additionnelle est facturée, elle doit figurer sur la même facture que la prestation principale et avoir comme chiffre de référence la référence de la prestation principale.

Les prestations qui sont réalisées pour plus d’une personne peuvent par exemple contenir comme désignation dans Tarmed une mention précisant le contexte de couple, de famille ou de groupe.

La part de la prestation d’une personne est facturée selon la méthode dite du diviseur, par laquelle la valeur dans le champ «quantity» (nombre) doit être divisée par le nombre de personnes. Étant donné que la part est intégrée au niveau du nombre, le point tarifaire ou le facteur d’échelle ne peut être à nouveau divisé par le nombre de personnes.

La taille du groupe doit également être indiquée dans le champ «group_size», qui a une fonction purement informative et n’a pas d’influence sur le calcul du montant de position.

Source: standard XML 4.5, attributs «quantity» et «group_size»

Le standard XML décrit les montants qui doivent être arrondis, ainsi que la méthode pour le faire. Un montant de position (service/amount) est calculé selon la formule figurant ci-après, et seul le résultat peut être arrondi à deux décimales.

amount = external factor * quantity * TP * TPV * scale_factor

Le point tarifaire ou le prix indiqué dans le champ TP (XML: unit) doit correspondre exactement à la valeur dans le tarif (pas d’arrondi ni d’autre écart). Pour les factures Tarmed, la même procédure s’applique que pour le calcul de la prestation médicale (amount_mt) et la prestation technique (amount_tt). Ensuite, les deux montants sont additionnés au montant de position (service_ex/amount).

Le montant de la facture(balance/amount) est la somme de l’ensemble des montants de position. Ceux-ci étant déjà arrondis à deux décimales, leur somme l’est également. Le montant dû pour la facture (balance/amount_due) est ensuite calculé selon la formule suivante, et le résultat est arrondi conformément à l’usage commercial.

amount_due = amount - amount_prepaid + amount_reminder

Source: standard XML 4.5, Purpose/About rounding

Pour que les prestations en cas de maternité au sens de l’article 105 de l’ordonnance sur l’assurance-maladie (OAMal) puissent être remboursées correctement, la date de début de la 13e semaine de grossesse doit être indiquée sur la facture, dans le champ «gestation_week13», dès qu’elle est connue.

Source: standard XML 4.5, attribut «gestation_week13»

Si des prestations prescrites par un autre fournisseur de prestations sont facturées, le prescripteur doit être mentionné sur la facture (standard XML paragraphe referrer). Il convient dans ce cas de veiller à la validité du numéro RCC. Si le fournisseur de prestations est salarié d’un cabinet de groupe, le numéro RCC du cabinet peut être utilisé.

Source: standard XML 4.5, referrer

Si vous possédez plusieurs numéros RCC, veuillez bien faire attention à utiliser le bon numéro.

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