Zeitmanagement – So optimieren Sie Ihren (Arbeits-)Tag
Meeting an Meeting, Task über Task, Stress ohne Ende – wer einen spannenden Job hat, ist meistens rund um die Uhr beschäftigt. Zeitknappheit ist ein allgegenwärtiges Problem, ein gutes Zeitmanagement der Schlüssel zum Erfolg. Dieser Gesundheitstipp verrät Ihnen, worauf es ankommt.
«Mit einem besseren Zeitmanagement könnte ich mehr schaffen, wäre er effizienter, liesse sich der Job aufteilen, würden wir mehr Umsatz machen…» So klingen Mitarbeitende, wenn ihnen mal wieder die Zeit davonläuft. Zeit ist Geld und Zeit ist Leben. Die kostbare Zeit möglichst gut einzuteilen und zu nutzen, um anstehende Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Frist zu erledigen, ist das Ziel eines effizienten Zeitmanagements. Eine Fähigkeit, die in der Informations- und Leistungsgesellschaft immer wichtiger wird. Was es dafür braucht: ein Management, das plant, organisiert, koordiniert und kontrolliert. Manchmal genügt es bereits, die eigenen Gewohnheiten ein wenig zu verändern oder sich praktische Tools anzueignen, die das Leben vereinfachen.
«Mit einem besseren Zeitmanagement könnte ich mehr schaffen, wäre er effizienter, liesse sich der Job aufteilen, würden wir mehr Umsatz machen…» So klingen Mitarbeitende, wenn ihnen mal wieder die Zeit davonläuft. Zeit ist Geld und Zeit ist Leben. Die kostbare Zeit möglichst gut einzuteilen und zu nutzen, um anstehende Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Frist zu erledigen, ist das Ziel eines effizienten Zeitmanagements. Eine Fähigkeit, die in der Informations- und Leistungsgesellschaft immer wichtiger wird. Was es dafür braucht: ein Management, das plant, organisiert, koordiniert und kontrolliert. Manchmal genügt es bereits, die eigenen Gewohnheiten ein wenig zu verändern oder sich praktische Tools anzueignen, die das Leben vereinfachen.
Ein Tag besteht aus 24 Stunden. Im Idealfall teilen sich diese in drei gleich grosse Bereiche auf: Je acht Stunden für Arbeit, Privatleben und Schlaf. Aufgrund von hoher Arbeitsbelastung, Weiterbildung, Problemen in der Familie oder im Umfeld ist eine solche Aufteilung oft nicht möglich. Einzelne Bereiche nehmen mehr Zeit in Anspruch, die anschliessend anderswo – beispielsweise beim Schlaf – fehlt. Da Zeitmanagement aber vor allem auch Selbstmanagement ist, sollten die drei Drittel immer das Ziel sein.
Zu Beginn des Arbeitstags drei realistische Ziele aufschreiben, die man an diesem Tag erledigen will. Diese Ziele können beispielsweise auf einem Notizblock oder auf Post-its notiert werden. Das Papier oder die Post-its heftet man anschliessend an einen geeigneten Ort beim Arbeitsplatz. So sind die Challenges immer gut sichtbar und halten die Motivation hoch.
Wer kennt es nicht? Ein Arbeitskollege ruft an und fragt: «Kannst du das bitte noch kurz für mich erledigen?» Solche Arbeiten sind meist die grössten Zeiträuber überhaupt. Darum gilt: Wenn Sie innerlich «nein» sagen wollen, dann tun Sie das auch. Es ist wichtig, den Mut zu haben, auch einmal «nein» zu sagen.
Nicht von einer unvollendeten Arbeit zur Nächsten springen. Immer die begonnene Aufgabe erledigen und sich anschliessend einem neuen Task widmen. So profitiert man von kleinen Erfolgserlebnissen und hält sich motiviert.
E-Mails sollten Sie nicht andauernd checken, sondern sich im Lauf des Tages zum Beispiel drei Zeitfenster reservieren, in denen man die Mails abarbeitet. Benachrichtigungen, die neue Mails anzeigen, können beispielsweise ausgeschaltet werden. So ist die Ablenkung geringer.
Kleine Aufgaben am Besten sofort erledigen (Fünf-Minuten-Regel). Das heisst: Arbeiten, die weniger Zeit als fünf Minuten benötigen, am besten sofort beim Erstkontakt abarbeiten. Erledigte Aufgaben sind besser als jene auf der Taskliste.
Arbeitspausen von einigen Sekunden bis hin zu wenigen Minuten werden Mikropausen genannt. Diese kleinen Unterbrechungen, auch wenn sie noch so kurz sind, helfen im durchgetakteten Tag abzuschalten und die überreizten Sinne zu beruhigen. Auch wenn der Outlook-Kalender noch so voll ist, gehören Mikropausen dazu: danach steigt die Konzentration, die Muskulatur entspannt sich und sogar Denk- oder Schreibblockaden können überwunden werden.
Das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) von SWICA bietet im Bereich «Workshops und Vorträge» ein Modul «Zeitmanagement» für Unternehmen an. Dort gibt es weitere Tipps und Tricks zur Verbesserung des Zeitmanagements und somit des Wohlbefindens.
Weitere Gesundheitstipps
Summer in the office – coole Tipps fürs Arbeiten im SommerEntspannter im Büro dank kurzen Übungen
Immunsystem stärken mit System
Schlafen Sie gut – Sie können es!
Mikropausen – kleiner Unterbruch mit grosser Wirkung
Mausarm von der Computerarbeit? Nicht doch!
Kennen Sie Ihre Entspannungsfähigkeit?
Digital Detox – «Ich bin dann mal offline»
Powernap – der Organismus-Booster
So bringen Sie Schwung und Elan ins Büro
Floating beruhigt Körper und Geist
Auch Fast Food kann gesund sein
Entspannt statt verspannt arbeiten
Fit im Büro mit Intervalltraining
Brainfood: Power für die grauen Zellen
Müde Augen munter machen
