Gestione del tempo: ecco come ottimizzare la vostra giornata (lavorativa)
Meeting dopo meeting, un’attività dopo l’altra, stress incessante: chi ha un lavoro appassionante è sempre impegnato. La carenza di tempo è un problema diffuso, la cui soluzione è una buona gestione di questa preziosa risorsa. Questo consiglio sulla salute ve ne svela gli aspetti essenziali.
«Con una migliore gestione del tempo potrei realizzare di più, essere più efficiente, il lavoro potrebbe essere suddiviso, aumenteremmo il fatturato…»: ecco quello che dicono i collaboratori quando sono stretti con i tempi. Il tempo è denaro e il tempo è vita. L’obiettivo della gestione del tempo è distribuire e sfruttare bene il proprio tempo, una risorsa preziosa, in modo da sbrigare i compiti incombenti entro le scadenze previste. Una competenza che diventa sempre più importante in una società dell’informazione improntata all’efficienza. Serve una gestione che pianifichi, organizzi, coordini e controlli. A volte basta modificare leggermente le proprie abitudini o cominciare a usare strumenti pratici che semplificano la vita.
«Con una migliore gestione del tempo potrei realizzare di più, essere più efficiente, il lavoro potrebbe essere suddiviso, aumenteremmo il fatturato…»: ecco quello che dicono i collaboratori quando sono stretti con i tempi. Il tempo è denaro e il tempo è vita. L’obiettivo della gestione del tempo è distribuire e sfruttare bene il proprio tempo, una risorsa preziosa, in modo da sbrigare i compiti incombenti entro le scadenze previste. Una competenza che diventa sempre più importante in una società dell’informazione improntata all’efficienza. Serve una gestione che pianifichi, organizzi, coordini e controlli. A volte basta modificare leggermente le proprie abitudini o cominciare a usare strumenti pratici che semplificano la vita.
La giornata è fatta di 24 ore. L’ideale è suddividerla in tre grandi parti, dedicando otto ore al lavoro, otto alla vita privata e otto al sonno. A causa di grandi carichi di lavoro, formazione continua, problemi in famiglia o relativi al proprio ambiente, una suddivisione di questo tipo spesso non è possibile. Alcune attività richiedono più tempo a scapito di altre, per es. il sonno. La gestione del tempo è però soprattutto gestione di sé e i tre terzi dovrebbero sempre restare il nostro obiettivo.
All’inizio della giornata scrivete tre obiettivi realistici che intendete realizzare quel giorno. Gli obiettivi possono essere annotati per es. su un blocco appunti o su post-it. La carta o i post-it vanno poi fissati in un punto adatto della postazione di lavoro. Le sfide restano così ben in vista e mantengono alta la motivazione.
Quante volte vi è già capitato? Un collega vi chiama e vi chiede: «Mi puoi aiutare un attimo con questo lavoro?» Di solito è così che si perde molto tempo. Vale il principio: se l’istinto vi suggerisce di dire «no», ditelo. È importante avere il coraggio di dire «no».
Non passate da un lavoro incompleto a un altro. Sbrigate il lavoro iniziato e dedicatevi a una nuova attività solo successivamente. Beneficerete così dei piccoli successi ottenuti e resterete motivati.
Non controllate costantemente le e-mail e dedicate invece tre intervalli di tempo nel corso della giornata all’evasione della posta elettronica. Per es. le notifiche che segnalano la ricezione di nuove e-mail possono essere disattivate. Così ridurrete le distrazioni.
L’ideale è sbrigare subito i compiti piccoli (regola dei cinque minuti). Ovvero, è meglio occuparsi dei lavori che richiedono meno di cinque minuti non appena li riceviamo. Avrete così meno compiti sulla vostra lista delle attività.
Le pause dal lavoro che vanno da alcuni secondi ad alcuni minuti si chiamano micropause. Queste interruzioni, seppur brevi, aiutano a staccare la spina e a calmare i sensi sovrastimolati nelle giornate intense. Anche quando il calendario di Outlook è pieno, si possono introdurre delle micropause che aiutano ad aumentare la concentrazione, rilassare la muscolatura e persino a superare i blocchi di pensiero e di scrittura.
La Gestione della salute in azienda (GSA) di SWICA offre il modulo «Gestione del tempo» per imprese nell’area dedicata ai workshop e alle presentazioni. Vi trovate consigli e suggerimenti per migliorare la gestione del tempo e quindi il vostro benessere.
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