La gestion du temps, ou comment optimiser ses journées (de travail)
Une réunion suit l’autre, les tâches se succèdent et le stress est un compagnon de tous les instants: un poste passionnant va souvent de pair avec un agenda très chargé. Nous sommes nombreux à manquer de temps. Par chance, il est possible d’apprendre à mieux le gérer. Ce conseil santé vous révèle comment y parvenir.
«Avec une meilleure gestion du temps, je pourrais assumer plus de tâches. Si mon collègue était plus efficace, le travail pourrait être mieux réparti et notre chiffre d’affaires augmenterait...» Qui ne s’est jamais exprimé de la sorte lorsque le temps vient à manquer? Le temps, c’est de l’argent. Mais le temps est aussi synonyme de vie. Répartir et utiliser au mieux ce temps si précieux pour venir à bout des nombreuses tâches dans les délais impartis: tel est l’objectif d’une gestion du temps efficace. Il s’agit d’une compétence qui ne cesse de gagner en importance dans notre société axée sur la performance et l’information. Pour y parvenir, il faut un management qui planifie, organise, coordonne et contrôle. Il suffit parfois de modifier légèrement ses habitudes ou de se familiariser avec des outils pratiques qui simplifient la vie.
«Avec une meilleure gestion du temps, je pourrais assumer plus de tâches. Si mon collègue était plus efficace, le travail pourrait être mieux réparti et notre chiffre d’affaires augmenterait...» Qui ne s’est jamais exprimé de la sorte lorsque le temps vient à manquer? Le temps, c’est de l’argent. Mais le temps est aussi synonyme de vie. Répartir et utiliser au mieux ce temps si précieux pour venir à bout des nombreuses tâches dans les délais impartis: tel est l’objectif d’une gestion du temps efficace. Il s’agit d’une compétence qui ne cesse de gagner en importance dans notre société axée sur la performance et l’information. Pour y parvenir, il faut un management qui planifie, organise, coordonne et contrôle. Il suffit parfois de modifier légèrement ses habitudes ou de se familiariser avec des outils pratiques qui simplifient la vie.
Une journée compte 24 heures. Dans l’idéal, elles se divisent en trois plages de même durée: huit heures pour le travail, huit heures pour le sommeil et huit heures pour la vie privée. Malheureusement, une charge de travail importante, des formations continues ou encore des problèmes personnels rendent souvent cette approche impossible. Certains domaines demandent plus de temps, qui manquent dans d’autres. Par exemple, nous ne dormons pas assez. Or, la gestion du temps étant en premier lieu une gestion de soi, ces trois tiers devraient toujours représenter le premier objectif.
Au début de la journée, notez trois objectifs réalistes que vous souhaitez accomplir ce jour-là. Vous pouvez les noter dans un carnet ou sur des post-it, par exemple. Placez ensuite votre carnet ou votre post-it à un endroit bien visible à votre place de travail. Vous garderez ainsi toujours un œil sur vos objectifs et ne perdrez pas votre motivation.
Qui n’a jamais connu ça? Un collègue vous appelle et vous demande: «Pourrais-tu te charger de ceci à ma place?» Ce genre de tâches sont généralement celles qui prennent le plus de temps. Essayez d’applique la règle suivante: si vous avez envie de dire non, dites-le! Il est essentiel d’oser refuser de temps à autre.
Ne passez pas d’une tâche inachevée à une autre. Finissez toujours la tâche commencée, puis commencez-en une autre. Ces petits succès vous permettent de garder votre motivation.
Ne contrôlez pas sans cesse vos e-mails. Prévoyez plutôt trois créneaux en cours de journée pour consulter votre boîte de réception. Pour vous aider, vous pouvez aussi désactiver les notifications qui s’affichent lorsque vous recevez un nouvel e-mail. Vous serez ainsi moins distrait(e).
Effectuez les petites tâches sans attendre (règle des cinq minutes). Concrètement, traitez tout ce qui prend moins de cinq minutes avant de passer à quoi que ce soit d’autre. Il n’y a rien de tel que de rayer des tâches de sa liste pour se motiver.
Une micropause est une pause brève que l’on s’accorde pendant le travail et qui peut durer de quelques secondes à quelques minutes. Ces petites interruptions, même très courtes, nous aident à nous déconnecter d’un quotidien agité et à calmer nos sens surexcités. Même si votre calendrier Outlook est plein, osez vous accorder une micropause. Votre concentration augmentera, votre musculature se détendra et l’inspiration reviendra.
Dans le cadre de ses ateliers et exposés, la gestion de la santé en entreprise (GSE) de SWICA propose un module «Gestion du temps» destiné aux entreprises. Ce module offre d'autres conseils pour améliorer sa gestion du temps, et donc son bien-être.
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